Sistema de confirmação de consultas por WhatsApp, SMS e e-mail
Atualizado em 27 de setembro de 2026.
Um sistema de confirmação de consultas lembra o paciente antes do horário marcado, recebe a resposta dele e mostra para a recepção quem vem, quem quer remarcar e quem não vai. Na LiGO, a confirmação automática de consultas sai por WhatsApp, SMS e e-mail, em horários que cada unidade ajusta, e para assim que o paciente responde. Ela está disponível para todos os clientes. Esta página mostra como o módulo funciona, passo a passo, em clínicas médicas, odontológicas e de estética.
Resposta curta
Na LiGO, a confirmação de consultas segue uma escada de lembretes antes de cada consulta. O padrão é e-mail 48h antes, SMS 36h antes, WhatsApp 24h antes e e-mail e SMS 12h antes, e cada unidade pode mudar os canais e os momentos. O paciente responde com um toque em Confirmo, Preciso remarcar ou Não vou. A resposta vira status no painel, quem respondeu para de receber, e quem pediu para remarcar cai em Conversas para a recepção atender.
Este é o lado do produto. Para modelos de mensagem e o passo a passo de uma confirmação feita à mão, leia como reduzir faltas com confirmação de consulta pelo WhatsApp. Para o lado de decisão, com o que muda na recepção, veja os benefícios de ter uma IA na confirmação de consultas.
Glossário rápido
- Escada de lembretes. A sequência de avisos que sai antes da consulta, cada um num canal e num momento.
- Status da consulta. O resultado da confirmação. Confirmado, remarcado ou cancelado.
- Template de utilidade. Modelo de mensagem aprovado pela Meta para avisos ligados a algo que o paciente já tem, como uma consulta marcada.
- Conversas. A caixa de entrada compartilhada da LiGO, onde a equipe atende o WhatsApp da clínica.
O que um sistema de confirmação de consultas precisa fazer?
Três coisas. Lembrar o paciente no momento certo, facilitar a resposta e organizar o resultado para a recepção. Se falta uma delas, o trabalho volta para a mão da equipe. Um lembrete sem botão gera respostas soltas que alguém precisa ler uma por uma. Um lembrete com botão, mas sem painel, deixa a recepção sem saber como está o dia seguinte.
Um bom sistema também sabe parar. Quem já confirmou não deve receber mais três avisos, e quem disse que não vai não deve ser lembrado de novo.
Como funciona a escada de lembretes da LiGO?
Antes de cada consulta, o sistema dispara uma sequência de lembretes. O padrão da LiGO é este.
| Quando | Canal |
|---|---|
| 48 horas antes | |
| 36 horas antes | SMS |
| 24 horas antes | |
| 12 horas antes | E-mail e SMS |
A escada é ajustável por unidade. Uma clínica pode tirar o SMS, outra pode antecipar o WhatsApp. O que vale sempre é a regra de parada. Quando o paciente responde, os lembretes seguintes não saem.
Usar mais de um canal ajuda a alcançar quem quase não abre o WhatsApp, quem trocou de número ou quem lê e-mail no trabalho. O paciente responde onde for mais fácil para ele.
O que o paciente vê e como ele responde?
A mensagem traz o essencial da consulta, como data, hora e profissional, e três botões.
- Confirmo. A consulta aparece como confirmada no painel.
- Preciso remarcar. A resposta vira status de remarcação e a conversa cai em Conversas, onde a recepção combina o novo horário com o paciente.
- Não vou. A consulta aparece como cancelada, e o horário fica livre para um encaixe.
No WhatsApp, a mensagem usa template aprovado pela Meta, no número oficial da clínica. Lembrete de consulta marcada, sem oferta junto, é o caso típico da categoria utilidade. O artigo template de marketing ou utilidade explica por que misturar promoção no lembrete muda a categoria.
Um lembrete em cada tipo de clínica (dados fictícios)
- Clínica médica. "Olá, Carla. Lembrete da sua consulta com a Dra. Helena na quinta, às 14h30. Você confirma?" A Carla toca em Confirmo e o painel atualiza.
- Clínica odontológica. "Oi, Pedro. Sua consulta com o Dr. André é amanhã às 9h, na unidade Centro." O Pedro toca em Preciso remarcar, e a recepção recebe a conversa em Conversas.
- Clínica de estética. "Olá, Juliana. Seu horário de sábado às 10h está de pé?" A Juliana toca em Não vou, e a vaga de sábado fica livre para quem está na lista de espera.
Repare que nenhuma mensagem cita o procedimento. O motivo da consulta é dado de saúde, e menos detalhe na notificação protege o paciente.
O que a recepção vê no painel?
Um painel mostra, consulta por consulta, quem confirmou, quem pediu para remarcar, quem cancelou e quem ainda não respondeu. A recepção começa o dia sabendo para quem precisa ligar, em vez de abrir conversa por conversa.
Quem não respondeu a nenhum lembrete continua visível. Aí entra a decisão da clínica, como uma ligação na manhã da consulta. O sistema não cancela o horário por conta própria.
E quando o paciente quer remarcar?
A remarcação precisa de uma pessoa ou de uma conversa, porque envolve escolher outro horário. Por isso o botão Preciso remarcar leva o paciente para Conversas, com o histórico da consulta. A recepcionista vê o pedido, oferece novos horários e registra a mudança.
Se a clínica também usa a IA, a conversa segue no mesmo lugar em que a IA atende e agenda. Cancelamento continua indo para a equipe.
Funciona com a agenda que a clínica já usa?
Sim. A confirmação parte das consultas marcadas na agenda da clínica. Ela funciona com a agenda própria da LiGO e com a agenda integrada, que hoje é o Google Agenda. Se a sua clínica ainda não usa nenhuma delas, pode usar a agenda própria da LiGO. Por isso a confirmação está disponível para todos os clientes, sem depender do sistema de gestão. Veja também agenda e controle de retorno.
Como a LiGO faz
A confirmação de consultas da LiGO está disponível para todos os clientes. Ela envia a escada de lembretes por e-mail, SMS e WhatsApp, com template de utilidade aprovado pela Meta e pela WhatsApp Cloud API oficial. A LiGO é Tech Provider da Meta. As respostas viram status no painel, a remarcação cai em Conversas e quem respondeu para de receber.
O acesso ao sistema tem MFA disponível, os dados ficam isolados por unidade e a trilha de auditoria registra quem viu ou exportou cada paciente. Em redes, cada unidade define a própria escada.
O que a LiGO não faz
- Não cancela o horário sozinha quando o paciente não responde.
- Não manda promoção dentro do lembrete de consulta.
- Não remarca sem uma pessoa ou uma conversa. O pedido cai em Conversas.
- Não garante a presença do paciente. O lembrete ajuda, mas a decisão é dele.
- Não é prontuário nem sistema de gestão clínica.
Perguntas frequentes
Com quais agendas a confirmação funciona?
Com a agenda própria da LiGO e com o Google Agenda. Outras integrações são avaliadas sob consulta.
A confirmação de consultas está disponível para todos os clientes da LiGO?
Sim. A confirmação por WhatsApp, SMS e e-mail está disponível para todos os clientes.
Quais são os horários padrão dos lembretes?
O padrão é e-mail 48 horas antes, SMS 36 horas antes, WhatsApp 24 horas antes e e-mail e SMS 12 horas antes. Cada unidade pode ajustar canais e momentos.
O paciente continua recebendo lembretes depois de responder?
Não. Assim que ele responde, os lembretes seguintes daquela consulta não saem.
O que acontece quando o paciente toca em Preciso remarcar?
A consulta ganha o status de remarcação e a conversa cai em Conversas, onde a recepção combina o novo horário com o paciente.
A confirmação pelo WhatsApp usa template de marketing?
Não deveria. Um lembrete de consulta marcada, sem oferta junto, é o caso típico de template de utilidade. Promoção dentro do lembrete pode levar a Meta a reclassificar o template.
Fontes
Consultadas em 27 de setembro de 2026.
- Meta for Developers, Template categorization, categorias de template e reclassificação.
- Meta for Developers, Service messages e janela de atendimento, regra da janela de 24 horas.
- WhatsApp Business, Política de Mensagens do WhatsApp Business.
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 5º, II (dado de saúde como dado sensível).